Diogelu Data

Er mwyn gweithredu'n effeithiol, rhaid i Gyngor Dinas a Sir Abertawe (yr Awdurdod) gasglu rhai mathau o wybodaeth am bersonau sy'n gweithio ac yn preswylio yn yr ardal.

Gelwir y wybodaeth a gedwir gan yr Awdurdod ar unigolion, sy'n galluogi adnabod yr unigolyn hwnnw, yn ddata personol; er enghraifft, Aelodau, cyn weithwyr, gweithwyr presennol a darpar weithwyr, cyflenwyr, cleientiaid/cwsmeriaid a gwybodaeth ar unigolyn y mae'n rhaid i'r Awdurdod ar adegau ei darparu yn ôl y gyfraith i adrannau'r llywodraeth.

Mae'r term data personol yn berthnasol i unrhyw ddeunydd sy'n galluogi adnabod unigolyn byw er enghraifft ffotograffau, lluniau CCTV, gwybodaeth a gedwir ar ddisg gyfrifiadurol a'r rhan fwyaf o gofnodion papur. I sicrhau bod yr Awdurdod yn trin data personol yn gyfreithlon ac yn briodol rhaid iddo gydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 (y Ddeddf) ac yn arbennig â'r 8 egwyddor Diogelu Data a nodwyd yn Rhan 1, Atodlen 1 y Ddeddf.

Mae'r Awdurdod yn ardystio ac yn glynu wrth egwyddorion Diogelu Data.

Mae egwyddorion Diogelu Data'n gofyn bod data personol:-

• Yn cael ei brosesu'n deg ac yn gyfreithlon ac yn arbennig ni fydd yn cael ei brosesu oni bai bod amodau penodol yn cael eu bodloni
•  Yn cael ei gywain at un neu fwy diben penodol a chyfreithlon yn unig ac ni fydd yn cael ei brosesu ymhellach mewn unrhyw fodd sy'n anghydnaws â'r diben neu'r dibenion hynny.
• Yn addas, yn berthnasol ac nid yn ormodol o ran diben neu ddibenion eu prosesu.
• Yn gywir a phan yw'n angenrheidiol ei ddiweddaru.
• Nad yw'n cael ei gadw am hwy nag sy'n angenrheidiol at y diben neu'r dibenion hynny
• Yn cael ei brosesu yn unol â hawliau pwnc y Data o dan y Ddeddf
• Bod mesurau technegol a threfniadaeth priodol yn cael eu rhoi ar waith i atal prosesu data personol heb awdurdod neu'n anghyfreithlon ac yn erbyn colled damweiniol neu ddinistrio neu ddifrod i ddata personol.
• Ni fydd yn cael ei drosglwyddo i wlad y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd oni bai bod y wlad neu'r diriogaeth yn sicrhau lefel addas o ddiogelu hawliau a rhyddid pynciau data wrth brosesu data personol.

Fel rhan o'i ymrwymiad i gynnal hyder cyhoeddus a gweithredu'r polisi hwn yn llwyddiannus, bydd yr Awdurdod yn:-

• Sicrhau bod Swyddog Diogelu Data dynodedig gyda chyfrifoldeb penodol am ddiogelu data.
• Sicrhau bod gweithwyr sy'n trafod data personol yn deall eu bod yn gytundebol gyfrifol i gydymffurfio â'r polisi diogelu data a'u bod wedi'u hyfforddi a'u goruchwylio'n briodol at y dibenion hyn.
• Ffurfio gweithdrefn cais mynediad i ddata at ddefnydd corfforaethol.
• Cynnal adolygiad, asesiad, gwerthusiad ac archwiliad rheolaidd o'r ffordd y mae data personol yn cael ei reoli yn yr Awdurdod.
• Sicrhau bod personau sy'n holi am ddata personol yn cael eu trafod a'u cynghori'n briodol am eu hawliau a gweithdrefn yr Awdurdod wrth wneud ceisiadau am ddata personol o dan Deddf Diogelu Data 1998.