Chwilio'r wefan
English

Eich Gwybodaeth Bersonol: Ein Hymroddiad i Chi

Mae'r Canllaw hwn yn egluro pam yr ydym yn casglu gwybodaeth oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr ac eraill a allai ymwneud â gwasanaethau gofal cymdeithasol Dinas a Sir Abertawe.

Hefyd gallwch lawrlwytho/argraffu'r wybodaeth hon ar ffurf ffeithlen:  PDF Document Eich Gwybodaeth Bersonol: Ein Hymroddiad i Chi (Ffeithlen 002) (PDF, 106KB)Yn agor mewn ffenest newydd


Am beth y mae'r Crynodeb hwn?

Mae'r Canllaw hwn yn egluro pam yr ydym yn casglu gwybodaeth oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr ac eraill a allai ymwneud â gwasanaethau gofal cymdeithasol Dinas a Sir Abertawe.  Mae'n egluro sut yr ydym yn diogelu eich gwybodaeth a beth yw eich hawliau.

Ni allwn ddefnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch ond os bydd hi'n gyfreithlon i ni wneud hynny.
Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni a hoffem i chi roi gwybod i ni os nad ydym yn diogelu eich preifatrwydd hyd eithaf ein gallu neu os oes gennych unrhyw sylw neu g?yn arall ynghylch y modd yr ydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol.


Ymwadiad

Nid yw Dinas a Sir Abertawe'n ystyried y ddogfen hon fel datganiad o bolisi.  Gallwch gael gwybodaeth bellach ynghylch y modd yr ydym yn gofalu am eich gwybodaeth drwy'r manylion cyswllt a roddir ar ddiwedd y crynodeb hwn. 


Beth ydym ni'n ei olygu wrth 'gwybodaeth bersonol'?

Mae gwybodaeth bersonol yn cynnwys manylion sylfaenol amdanoch chi, gan gynnwys eich enw a'ch cyfeiriad.  Mae rhai mathau o wybodaeth bersonol yn arbennig o sensitif ac mae'n rhaid i ni drin y wybodaeth hon gyda gofal arbennig ee. gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu feddyliol.
Gellir cadw gwybodaeth bersonol ar bapur ac ar systemau electronig, gan gynnwys recordiad fideo neu sain (lle bo'n gymwys).


At ba ddibenion y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol?

Ni allwn gasglu gwybodaeth oddi wrthych ond os oes hawl cyfreithlon gennym, ac ni allwn gasglu ond y lleiafswm o wybodaeth y mae ei hangen arnom. 
Y prif resymau dros gasglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yw er mwyn:-

  • Ein galluogi i gadw cofnodion yn rheolaidd; 
  • Ein helpu i sicrhau ein bod yn darparu'r gefnogaeth fwyaf priodol i chi;
  • Ein helpu i'ch cefnogi mewn argyfwng; 
  • Helpu staff sy'n gweithio gyda chi i wybod yr hyn y mae angen iddynt ei wybod i weithio'n effeithiol gyda chi;
  • Ein helpu yn ein gwaith i ganfod ac atal cam-drin plant, pobl ifanc ac oedolion sy'n agored i niwed;
  • Gwneud ceisiadau am wasanaethau, cefnogaeth neu fudd-daliadau ar eich rhan; 
  • Sicrhau bod staff gofal cymdeithasol yn darparu gwasanaeth o safon; 
  • Rheoli a gwella ein gwasanaethau; 
  • Cyflawni ein dyletswydd atebolrwydd cyhoeddus trwy ddarparu gwybodaeth ystadegol. 

Pwy fydd yn cael mynediad i'm gwybodaeth bersonol o ddydd i ddydd?

Dim ond staff y mae ei hangen arnynt i wneud eu gwaith fydd yn gweld eich gwybodaeth bersonol. Yr unig bobl fydd yn cael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol o ddydd i ddydd yw gweithwyr gofal cymdeithasol sy'n gweithio'n uniongyrchol gyda chi a gweithwyr gweinyddol sy'n helpu i ddiweddaru ein cofnodion. Efallai y bydd angen i reolwyr llinell y staff hyn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol hefyd i sicrhau eu bod yn darparu gwasanaeth o safon i chi.


A oes yna unrhyw sefyllfaoedd arbennig eraill lle bydd gan staff gwasanaethau cymdeithasol fynediad i'm gwybodaeth bersonol?

Efallai y bydd angen i nifer bychan o staff sydd â swyddi a hyfforddiant arbennig weld ychydig iawn o wybodaeth bersonol amdanoch:

  • Staff argyfwng
  • Staff sy'n ymdrin ag unrhyw gwyn y byddwch yn ei gwneud
  • Staff arbenigol sy'n gweithio i ganfod ac atal cam-drin plant neu oedolion sy'n agored i niwed.
  • Mae staff rheoli gwybodaeth arbenigol yn casglu gwybodaeth i ddarparu ystadegau er mwyn cefnogi atebolrwydd i'r Cyngor a'r Llywodraeth. 

Gweithio gyda sefydliadau eraill

Mae llawer o'n gwasanaethau yn cael eu rhedeg ar y cyd rhwng gwasanaethau cymdeithasol a sefydliad arall fel y gwasanaeth iechyd, y gwasanaeth addysg neu wasanaeth arall o eiddo'r awdurdod lleol. Mae'n bosib y byddwn yn rhannu rhywfaint o wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch gyda staff y sefydliad arall os byddan nhw'n gweithio'n uniongyrchol gyda chi. Ni fyddwn yn gwneud hyn ond os bydd yn gyfreithlon. Pan fydd dewis gennych yn ei gylch, byddwch yn cael y dewis. Rydym yn rhannu cyn lleied o wybodaeth â phosibl. Bydd y rhan fwyaf o sefydliadau'n dilyn rheolau tebyg i'r rheiny yr ydym wedi'u disgrifio yn y crynodeb hwn.

Rhaid i staff ein holl sefydliadau partner (gan gynnwys ein staff ein hun) ddilyn eu rheolau a'u gweithdrefnau eu hunain wrth ymdrin â gwybodaeth bersonol a gallant gael eu disgyblu am beidio a gwneud hynny.


Pa ddewisiadau sydd gennyf ynghylch sut y mae gwasanaethau cymdeithasol yn defnyddio fy ngwybodaeth?

Mae'r dibenion y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol atynt wedi'u nodi gan y gyfraith ac nid oes angen eich caniatâd penodol chi arnom i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at y dibenion hyn. Mewn gwirionedd, os byddwch yn dewis peidio â rhoi'r wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnom i gyflawni ein dyletswyddau, bydd yn anodd iawn darparu gwasanaeth o safon i chi, os bydd modd darparu unrhyw wasanaeth o gwbl.

Fodd bynnag, rydym yn gwerthfawrogi y gallai fod yna rai eitemau gwybodaeth a fydd yn arbennig o sensitif i chi, a dylech wneud yn si?r bod y person yr ydych yn siarad â nhw yn gwybod am unrhyw wybodaeth benodol yr hoffech ei chadw'n gwbl gyfrinachol e.e. rydych yn ffrind personol i weithiwr a allai weld eich gwybodaeth fel y nodir uchod. Yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd, byddwn yn hapus i gyd-fynd ag unrhyw ofynion o'r fath os byddwn yn gallu gwneud hynny.

Ni allwn sicrhau y bydd pob gwybodaeth o'r fath yn cael ei chadw'n gyfrinachol, ond byddai'n rhaid i ni gael rheswm da iawn cyn torri eich cyfrinachedd. (Gwelwch yr adran ar 'Gyfrinachedd a'r Gyfraith' isod.)


A ellir dangos eich gwybodaeth bersonol i eraill y tu allan i'r gwasanaethau cymdeithasol? 

Ni allwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at unrhyw ddibenion eraill ar wahân i'r rheiny yr ydym wedi'u disgrifio uchod.

Hefyd, yn gyffredinol, nid ydym yn gallu datgelu eich gwybodaeth bersonol oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny.

Fel arfer, ni fydd reswm dros rannu unrhyw wybodaeth bersonol a gedwir gan y gwasanaethau cymdeithasol gydag adrannau eraill yr awdurdod lleol.
Y prif eithriadau i hyn yw:-

  • cyfreithwyr awdurdod lleol, 
  • rhywfaint o staff addysg mewn gwasanaethau a gynhelir ar y cyd a
  • staff sy'n gyfrifol am neu'n gweinyddu grantiau tai.

Ni fydd unrhyw un yn cael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol oni bai eu bod yn ymwneud â'ch achos neu'n cyflawni tasgau penodol fel y disgrifir uchod.

Ni fydd unrhyw un yn cael mynediad i fwy na'r lleiafswm o wybodaeth bersonol y mae ei hangen arnynt i wneud eu gwaith.


Confidentiality and the Law

Personal information you give to us will usually be given in confidence. This means that you would not want others to know about the things you have told us. We have a duty to keep your personal information confidential and we will usually do so.
However, there are circumstances where the law forces us to use your information or show it to others without your knowledge or consent - this will only happen in very special and unusual circumstances e.g. to prevent crime or disorder. 


Pryd gallwn i gael dewis ynghylch y modd y defnyddir fy ngwybodaeth bersonol?

Pryd bynnag yr awgrymir defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddiben ar wahân i'r rheiny a nodwyd yn 'At ba ddibenion y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol?' a 'Cyfrinachedd a'r Gyfraith' uchod, byddwn yn gofyn am eich caniatâd. Gallai hyn ddigwydd os:

  • Bydd myfyriwr gwaith cymdeithasol yn gweithio gyda chi,
  • Bydd ymchwilydd dilys eisiau gwybodaeth bersonol ar gyfer ei ymchwil;
  • Ni ellir rhoi unrhyw wybodaeth bersonol i'r cyfryngau heb eich caniatâd.   

Sut rydym yn gofalu am eich gwybodaeth bersonol?

Systemau cyfrifiadurol

Mae gwybodaeth bersonol mewn systemau cyfrifiadurol yn cael ei chadw mewn systemau nad ydynt wedi'u cysylltu â'r We - nid oes modd i hacwyr nac unrhyw un arall heb awdurdod eu cyrraedd.  Dim ond staff awdurdodedig sy'n gallu defnyddio ein systemau gwybodaeth cyfrifiadurol ac mae'n rhaid iddyn nhw ddefnyddio eu cyfrineiriau eu hunain neu wynebu camau disgyblu.
Mae'r Cyngor yn gweithio tuag at safon ryngwladol diogelwch TG.

Cofnodion papur

Cedwir gwybodaeth bersonol ar bapur mewn llefydd nad ydynt o fewn cyrraedd y cyhoedd, y tu ôl i ddrysau wedi'u cloi. Mae wedi'i diogelu rhag niwed tân a d?r. Mae staff yn gofalu'n briodol am wybodaeth bersonol pan na fydd yn cael ei chadw yn ein hadeiladau diogel neu pan yw'n cael ei throsglwyddo o swyddfa i swyddfa.

Sut rydym yn diweddaru gwybodaeth bersonol?

Yn ôl y Ddeddf Diogelu Data 2018 mae disgwyl i ni sicrhau bod unrhyw wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw amdanoch chi yn ddibynadwy ac wedi'i diweddaru; bydd gwybodaeth anghywir neu gamarweiniol yn cael ei gwirio a'i chywiro unwaith y byddwch yn ein hysbysu ynghylch hyn.  Dylai unrhyw benderfyniadau sy'n effeithio arnoch fod yn seiliedig ar wybodaeth gywir.  

Sut y gallwch ein helpu i gadw gwybodaeth yn gywir 

  • rhowch wybodaeth gywir i ni 
  • rhowch wybod i ni cyn gynted â phosibl am unrhyw newidiadau 
  • rhowch wybod i ni cyn gynted â phosibl os byddwch yn sylwi ar gamgymeriadau yn y wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch gan fod hyn yn ein helpu i gadw ein gwybodaeth yn ddibynadwy ac wedi'i diweddaru.

Am faint yr ydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

Nid ydym yn cadw gwybodaeth bersonol yn hwy nag y mae ei heisiau arnom at ein dibenion. Mae gennym reolau a osodir gan y llywodraeth yn dweud wrthym am faint y mae'n rhaid i ni gadw gwybodaeth bersonol. Os ydych yn oedolyn, fel arfer byddwn yn cael gwared o'ch gwybodaeth bersonol bum mlynedd wedi'n cyswllt diwethaf â chi. Cedwir ffeiliau plant yn llawer hwy. Rydym yn defnyddio peiriant rhwygo a thechnolegau eraill i sicrhau bod gwastraff cyfrinachol yn aros yn gyfrinachol.


Eich hawliau yn ôl Deddf Diogelu Data 2018

Mae gennych nifer o hawliau yn ôl Deddf Diogelu Data 2018. Mae'r tabl canlynol yn dangos sut y mae cyfraith berthnasol gwasanaethau cymdeithasol yn effeithio ar yr hawliau hynny a sut y gallwch chi weithredu eich hawliau.

Mae hawl gennych i gael mynediad i'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch mewn ffeiliau papur a chyfrifiadurol. Mae hawl gennych i gywiro gwybodaeth ffeithiol amdanoch.

Gwelwch Sut i gael mynediad i /gywiro eich gwybodaeth bersonol isod am fanylion mynediad.

Mae hawl cymwysedig gennych i atal prosesu petai hynny'n achosi niwed neu ofid direswm

Mewn rhai achosion, ni fydd yr hawl hwn ar gael i chi gan fod cyfreithiau eraill yn gofyn ein bod yn prosesu gwybodaeth. 

Gwelwch uchod 'Pa ddewisiadau sydd gennyf ynghylch sut y mae gwasanaethau cymdeithasol yn defnyddio fy ngwybodaeth?' a Cyfrinachedd a'r Gyfraith

Os oes gennych unrhyw gwestiwn arall, siaradwch â'ch rheolwr gofal yn gyntaf os gwelwch yn dda.

Mae hawl gennych i atal prosesu ar gyfer dibenion marchnata uniongyrchol

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw berson na sefydliad arall ar gyfer dibenion marchnata uniongyrchol ac nid ydym yn gwneud y fath farchnata ein hunain.

Mae hawl gennych i gael iawndal am niwed a gofid a achoswyd o ganlyniad i dorri'r Ddeddf

Yn gyffredinol, bydd rhaid i unrhyw hawliad iawndal llwyddiannus brofi bod niwed sylweddol wedi'i achosi a bod y Ddeddf wedi'i thorri.

Gobeithiwn y bydd unrhyw un sydd yn anhapus ynghylch unrhyw agwedd o'r ffordd yr ydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol yn defnyddio'r drefn gwynion.

Mae gennych hawl i wrthwynebu penderfyniadau a wneir yn eich cylch mewn ffyrdd sy'n gwbl awtomatig.

Nid ydym yn defnyddio unrhyw brosesau sy'n gwbl awtomatig i wneud penderfyniadau. 


Sut i gael mynediad i'ch / gywiro eich gwybodaeth bersonol

Cael mynediad

Os hoffech weld eich ffeil neu gywiro gwallau sydd ynddi, yn gyntaf dylech siarad â'ch rheolwr gofal neu'r staff gwasanaethau cymdeithasol yr ydych fel arfer yn eu gweld. Bydd angen i chi ddarparu manylion personol digonol i ni er mwyn ein galluogi i ddod o hyd i'r wybodaeth y mae arnoch ei heisiau. Os nad ydych wedi bod mewn cysylltiad â ni am dipyn o amser, bydd angen i ni gadarnhau pwy ydych chi. Yna, mae'n rhaid i ni adael i chi gael mynediad i'ch gwybodaeth o fewn 40 diwrnod gwaith.

Beth y gallwch ei weld

Byddwch yn gallu cael mynediad i unrhyw gofnodion cyfrifiadurol amdanoch yn ogystal ag unrhyw gofnodion papur a gedwir yn ein prif system ffeilio.

Fel arfer gallwch weld y rhan fwyaf o'r dogfennau sydd yn eich ffeil, ond efallai y dywedir wrthych na fydd modd i chi weld rhai dogfennau am resymau cyfreithiol. Yn ôl y gyfraith, ni chawn roi unrhyw wybodaeth i chi a allai beryglu iechyd meddyliol neu gorfforol unrhyw un (gan eich cynnwys chi eich hun).


Mynediad i'ch ffeiliau

Os yw swm yr wybodaeth bersonol rydych yn ei cheisio'n fawr iawn, gall fod angen i ni ofyn i chi ddod i gyfweliad mynediad er mwyn i chi roi gwybod i ni'n union beth rydych am ei gael. Mewn achos felly mae'n werth i chi fod yn bresennol gan fod y gyfraith yn caniatáu i ni wrthod mynediad i chi os yw swm y deunydd dan sylw'n golygu ymdrech anymarferol ar ein rhan.

Gallwch hefyd ofyn am gyfweliad mynediad i'ch helpu i fynd drwy eich gwybodaeth bersonol gyda'ch rheolwr gofal. Mae'n well gennym ninnau'r dull hwn o ddarparu mynediad am ei fod yn eich helpu i ddeall y deunydd yn y ffeiliau. Gallwch ddod â rhywun arall gyda chi.

Gallwch gael un copi o'ch gwybodaeth. (Efallai y codir tâl am unrhyw gopïau y byddwch yn eu derbyn.)

Cywiro eich Ffeil

Efallai y byddwch yn sylwi ar wallau yn eich ffeil pan fyddwch yn ei gweld. Mae hawl gennych chi i ofyn i ni newid ffeithiau anghywir. Er ein bod yn cywiro gwallau ffeithiol fel arfer, nid yw'n ofynnol ein bod yn newid popeth yr ydych yn gofyn amdano. Fodd bynnag, mi fyddwn yn ceisio sicrhau ein bod yn gallu gwneud y ffeil yn fwy cywir yn seiliedig ar eich sylwadau. Lle byddwch yn anghytuno â deunydd yn eich ffeil, byddwn yn ychwanegu eich sylwadau at y ffeil.

Cael mynediad i ffeiliau sy'n perthyn i eraill

Nid yw'n bosibl cael mynediad i ffeiliau na gwybodaeth bersonol arall sy'n perthyn i bobl eraill ar wahân i'r sefyllfaoedd penodol canlynol:

Os ydych yn rhiant i blentyn o dan 18 oed

Efallai y byddwch yn medru cael mynediad i ffeil eich plentyn os nad yw eich plentyn yn gallu gwneud cais am fynediad ei hun neu os nad yw wedi rhoi ei ganiatâd. Bydd angen i ni fod yn fodlon bod y cais er lles y plentyn cyn i ni roi caniatâd i chi gael mynediad i'r ffeil.

Os ydych yn gyfrifol am faterion oedolyn â diffyg gallu

Gallwch wneud cais am fynediad i ffeil oedolyn â diffyg gallu ond bod gorchymyn gan y Llys Nodded neu B?er Atwrnai wedi'i gofrestru gan y Llys yn bodoli.


Sut i gwyno am y ffordd yr ydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol

Rydym yn annog pobl sy'n anhapus am y ffordd yr ydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol i gwyno neu wneud sylw. Mae cwynion am unrhyw agwedd ar y ffordd yr ydym yn ymdrin â'ch gwybodaeth bersonol yn cael eu trin yn yr un modd ag unrhyw g?yn arall am ein gwasanaeth. Mae manylion llawn ar gael yn Cyflwyno sylwadau, cwynion neu ganmoliaeth am y Gwasanaethau Cymdeithasol (Ffeithlen 16) a ddylai gael ei darparu pan gyflawnir asesiad.


Cyngor Annibynnol

Am gyngor annibynnol ar faterion diogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth- Cymru, Llawr 2, Churchill House, Churchill Way,Caerdydd CF10 2HH

Ffôn: 029 2067 8400   Ffacs: 029 2067 8399
E-bost: Wales@ico.org.uk  
Gwefan:  ICO - Canllawiau i'r CyhoeddYn agor mewn ffenest newydd


Ffeithlen 002 f.2

Wedi'i bweru gan GOSS iCM